Gestionnaire administratif et pédagogique - F/H

6 sites (Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, La Plaine Saint-Denis, Argenteuil, Condorcet)
En savoir + : https://www.univ-spn.fr/qui-sommes-nous/
L’université Sorbonne Paris Nord en vidéo :
https://www.youtube.com/watch?v=OSOXsJ0gw8s

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Bobigny

Composante / Service : UFR SMBH / Filière Science de la Vie

Composition du service (effectifs) : 4 BIATSS

Fonction d’encadrement : non

Rattachement hiérarchique : Responsable filières et Directrice administrative de l’UFR SMBH

Rattachement fonctionnel : Chef du département SV

Conditions particulières d’exercice

Disponibilité en fonction de l’activité de l’UFR : contraintes horaires liées au calendrier de gestion et des enseignements

Missions éligibles au télétravail : toutes les missions à l’exception de l’accueil physique du public

Le/la gestionnaire administratif(ve) et pédagogique participe aux différentes activités de l’UFR (ex : journée porte

ouverte de l’UFR, déroulement des examens (ECOS), guichet unique d’inscription, élections et autres activités ponctuelles).

Description du poste : missions et activités

Gestion administrative

Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec l’activité du département

Saisir, mettre en forme des documents divers

Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion pédagogique

Retranscrire des informations orales et écrites

Traiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriers, courriels, affichage, …)

concernant les formations gérées

Assurer le traitement du courrier interne et externe (réception, distribution, envoi, classement, traçabilité, photocopies)

Classer et archiver les documents

Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes

Participer aux opérations logistiques du département

Gestion pédagogique

Accueillir, orienter et accompagner les étudiants et enseignants

Gérer les courriels avec les enseignants et les étudiants

Saisir, modifier et compléter les emplois du temps sur le logiciel HYPERPLANNING

Assurer la réservation des salles de cours sur le logiciel HYPERPLANNING

Gestion des salles, des badges (clefs) et du matériel équipant les salles (ordinateur, vidéo, feutres et craies)

Gérer les absences justifiées et injustifiées des étudiants

Préparer les décisions des commissions de validation pédagogique et les jurys (interface avec les enseignants,

saisie des notes sur le logiciel APOGEE…), classer et archiver les résultats

Editer les bulletins de notes et les attestations de réussite

Préparer et gérer les plannings de soutenance de stage et de rattrapage

Diffuser les informations utiles aux étudiants et enseignants

Participer en soutien du chef de département à la gestion des demandes de recrutement, de candidatures et de

poursuite d’étude à l’exclusion des décisions

Participer au maquettage des formations sur APOGEE

Gestion des conventions de stage

Gérer les conventions de stage (édition, signature, diffusion des offres…)

Répondre aux sollicitations

Outils spécifiques à l’activité

Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : APOGEE, HYPERPLANNING, PEGASE (à venir), TEAMS et les

logiciels courants de la bureautique : Word, Excel

Connaissances / Savoir

Organisation et fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur

Organisation du cursus universitaire français

Techniques de gestion administrative et d’élaboration de document

Culture internet

Langue anglaise : A1 à A2

Savoir faire

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

Savoir rendre compte

Communiquer et faire preuve de pédagogie

Mettre en œuvre des procédures et des règles

Travailler en équipe

Accueillir les enseignants et les étudiants et prendre des messages en français et en anglais

Rédiger, enregistrer et classer des documents

Savoir être

Sens de l’organisation

Rigueur et fiabilité

Sens relationnel et capacité d’écoute

Avoir le sens du service public