Vacataire administratif appui aux inscriptions et réinscriptions - F/H

Des professionnels au service du collectif :
Chaque jour, notre université accueille des milliers d’étudiants et d’employés sur ses différents campus. De véritables petites villes que les membres du personnel administratif, technique ainsi que les enseignants et chercheurs contribuent à faire fonctionner au quotidien. Tous les employés participent aux missions de l’université.
Avec + de 200 métiers et 150 recrutements par an, avec ou sans diplôme, avec ou sans expérience, n’hésitez pas à nous rejoindre !
Tous nos postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.

L’université Sorbonne Paris Nord en chiffres :
26 000 étudiants
5 UFR, 4 instituts, un département d’activités physiques et sportives
30 laboratoires de recherche
6 sites (Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, La Plaine Saint-Denis, Argenteuil, Condorcet)
En savoir + : https://www.univ-spn.fr/qui-sommes-nous/
L’université Sorbonne Paris Nord en vidéo :
https://www.youtube.com/watch?v=OSOXsJ0gw8s

Intitulé du poste : Vacataire administratif appui aux inscriptions et réinscriptions – F/H

Périodes de travail :

- 01 septembre au 30 septembre 2026 de 9h à 17h

- 01 octobre au 31 octobre 2026 de 9h à 17h

Taux horaire = 12,31€ bruts

Contexte de travail :

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse ou campus de Bobigny

Composante / Service : Direction de la Formation (DF) / Service des inscriptions administratives et des diplômes (SIAD)

Composition du service (effectifs) : 5

Fonction d’encadrement : non

Rattachement hiérarchique : Responsable du service inscriptions administratives et diplômes

La Direction de la Formation est une structure d’appui de l’Université rattachée à la Direction Générale des Services. Cette direction est articulée autour de 7 services d’appui à la formation : Pilotage de l’Offre de Formation /Orientation et insertion professionnelle / Développement de la formation continues/ Observatoire des formations, des enseignements et de la vie étudiante /Service Universitaire de Pédagogie/Espace langues Elle a un rôle d’information et d’appui auprès des directions des composantes, des responsables de formation et de l’ensemble des personnels impliqués dans la gestion des formations.

Description du poste : missions et activités

Appui à l’équipe des inscriptions administratives :

- Accueillir les usagers (accueil physique et distanciel/hotline)

- Informer et accompagner les étudiants sur les processus d’inscription et de réinscription en ligne

(physiquement et par mail)

- Procéder à la vérification et à la relance des pièces justificatives liées à l’inscription administrative

- Éditer les cartes étudiantes ainsi que des certificats de scolarité

- Envoyer les documents par voie postale

Outils spécifiques à l’activité

Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : ACCESS-APOGEE-WORD-EXCEL

Modalités de recrutement

Candidatures (CV et lettre de motivation) à vacataires-df@univ-paris13.fr dans les meilleurs délais.

Compétences

Une formation est dispensée les deux premiers jours du contrat sur :

- les outils informatiques de gestion des inscriptions (portail d’inscription et Apogée)

- les formations dispensées à l’USPN

Connaissances / Savoir

Techniques d’accueil téléphoniques et de communication

Savoir faire

Rigueur et perspicacité

Respect des consignes

Maitrise des outils informatiques (bureautique) et des outils web

Savoir accéder rapidement à l’information pertinente

Savoir mener un entretien téléphonique (bonne élocution, rythme verbal, ton, politesse...)

Capacité à enchaîner les appels « entrants » à un rythme soutenu

Savoir être

Bonne capacité d’écoute afin d'identifier rapidement les problèmes rencontrés

Être réactif, positif, dynamique

Autonomie, maitrise de soi

Sens du service au public, goût du contact

Discrétion et courtoisie, savoir être patient et diplomate face à l'impatience de certains de ses interlocuteurs